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Die meisten Unternehmen in Deutschland nutzen die sogenannte Ein-Prozent-Regel, um den geldwerten Vorteil privater Fahrten ihrer Mitarbeiter sowie des Unternehmers selbst oder der Gesellschafter zu versteuern. Dabei kann ein Prozent je nach Bruttolistenpreis des Fahrzeugs und Anzahl der Privatfahrten mehr sein, als man mit der Fahrtenbuchmethode überhaupt hätte zahlen müssen. Wer also nur wenige Kilometer im Jahr privat mit dem Dienstwagen unterwegs ist sollte prüfen, ob er mit der individuellen Abrechnung nach Nutzungskilometern mit dem Fahrtenbuch nicht günstiger „fährt“ als mit der „Ein-Prozent-Flatrate-Methode“.

Damit ein elektronisches Fahrtenbuch auch die Kontrolle vor dem Finanzamt besteht, muss das System alle Fakten wie Datum, Fahrtbeginn, Fahrtziel, Anlass der Fahrt und Kilometerstand dokumentieren, also prinzipiell alles, was in ein klassisches Fahrtenbuch aus Papier händisch eingetragen werden muss. Das elektronische Fahrtenbuch muss außerdem manipulationssicher sein. Änderungen an den Fahrdaten dürfen nicht einfach vom Benutzer vorgenommen werden können, und falls doch, muss eine rechtssichere Dokumentation darüber erfolgen.

Die klassische Buchform ist nach wie vor möglich. Die Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuchs liegen aber auf der Hand. Bei Steuerprüfungen werden immer wieder folgende Punkte angemerkt, aufgrund derer Fahrtenbücher ganz oder teilweise verworfen werden:

  • Fahrtenbücher werden nicht zeitnah geführt
  • Fahrtenbücher sind nur unvollständig ausgefüllt
  • Fahrtenbücher sind teilweise nicht lesbar
  • Lose- Blatt-Sammlungen

Erhebliche Steuernachzahlungen sollen durch konsequente Führung des Fahrtenbuchs mittels technischer Mechanismen reduziert bzw. ausgeschlossen werden.

Bei einer privaten Nutzung des Dienstwagens spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle. Denn der Arbeitgeber sollte nur wissen dürfen, wieviel der Dienstwagenfahrer privat unterwegs ist, nicht aber, wohin er sich mit dem Wagen begeben hat. Ständige GPS-Überwachung ist nicht datenschutzkonform.

Mittlerweile gibt es elektronische Fahrtenbücher, die alle Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllen, komfortabel in der Bedienung sowie preiswert sind.

Sprechen Sie mich an! Ich berate Sie gerne und stelle wenn gewünscht Kontakte her.

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